特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針

水三島紙工株式会社(以下「当社」といいます)は、特定個人情報を安全に管理する体制を整備し、適切に個人番号を取り扱うため、次の事項を定め、全社的な取り組みとして必要かつ適正な安全管理措置を実践し、本基本方針をすべての従業員および関係者に周知します。

1.個人番号の適切な取得・利用・提供 当社は、特定個人情報を法の定める目的に必要な範囲に限定して取得し、利用目的を明らかにし、その目的の範囲内において利用し、あらかじめ特定した利用目的を超えて第三者に提供することはいたしません。

2.法令等の遵守 当社は、特定個人情報の取扱いにおいて、行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律及びこれに関連する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。

3.特定個人情報の安全管理措置 当社は、全従業員に対し特定個人情報への不正アクセス、特定個人情報の紛失・破壊・改ざん及び漏えいなどの予防、是正のために規程を整備・改善し安全管理措置を実施します。

4.従業員及び委託先の監督 当社は、全従業員に対し特定個人情報の重要性についての教育・研修を行うとともに、特定個人情報の取扱いを委託する場合、委託先において当社と同等の安全管理措置が講じられていることを確認し、必要な監督を実施します。 また、再委託に際しては、当社が事前に承認した場合に限り行われ、再委託に対しても委託先同様の確認・監督を実施します。

5.継続的改善 当社は、本基本方針及び規程の遵守状況などを監督し、定期的に見直しを行い特定個人情報の適正な管理に努めます。

6.お問合せ、苦情及び相談等への対応 当社は、特定個人情報の取扱いにおける安全管理措置に関するお問合せ、苦情及び相談等は以下の窓口にて承ります。
【部署名】水三島紙工株式会社 総務部
【電 話】06-6932-1262
【メール】o-keiri@mmmshiko.co.jp

制定:2016年1月8日
最終改訂:2020年3月1日

水三島紙工株式会社
代表取締役社長 藤 原 信 治

特定個人情報の利用目的について

・雇用保険届出等に関する事務
・健康保険、厚生年金保険届出等に関する事務
・国民年金第3号被保険者の届出等に関する事務
・給与、賞与、年末調整の源泉徴収等に関する事務
・源泉徴収票(退職所得含む)の作成、提出に関する事務(給与支払報告書含む)
・当社が配当等を支払った株主における、配当等の支払調書の作成・提出に関する事務

特定個人情報の第三者への提供について

番号利用法第19条(特定個人情報の提供の制限)各号で限定的に明記された場合を除き、本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報を第三者(法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味し、同一法人の内部等の別の法人ではない特定個人情報の移動は該当しない)に提供しないものとする。なお、本人の事前同意があっても特定個人情報の第三者提供を行いません。

特定個人情報の取り扱いを当社から外部へ業務委託する場合の措置

個人番号関係事務又は個人番号利用事務の全部又は一部を当社から外部に委託する場合には、当社自らが果たすべき安全管理措置と同等以上の措置が委託先において適切に講じられるよう、必要かつ適切な監督を行なっています。

特定個人情報の開示、訂正等について

当社では、個人情報保護法に基づき、以下の各号に定める手続きに従い保有個人データのご本人又はその代理人からの開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止(以下「開示請求等」という)の各請求に対応させていただきます。

●「開示請求等」の求めの申出先
「開示請求等」に関する請求書(以下「特定個人情報開示等請求書」という)の提出は、窓口へ直接提出、郵送による提出、ファックスによる提出又は電子メールの送信等オンラインを利用した送信のいずれかの方法で行うことができる。
〒536-0006
大阪市城東区野江1丁目16番4号
TEL:06-6932-1262
FAX:06-6935-2055
水三島紙工株式会社
特定個人情報 事務取扱責任者

●「開示請求等」の求めに際して提出すべき書面
「開示請求等」の求めを行う場合は、必要な本人確認書類等を添付の上、弊社 特定個人情報 事務取扱責任者にご持参いただくか、又はご郵送・ファックス・メールにてお送りください。当社指定の申請書をダウンロードし、印刷してください。
「特定個人情報開示等請求書」はこちらから

●ご本人確認のための書類
①来社の場合
運転免許証、旅券(パスポート)、健康保険の被保険者証、住民票又は外国人登録者証の原本の提示を求めて確認する。
②郵送又はファックスの場合
運転免許証、旅券(パスポート)、健康保険の被保険者証、住民票又は外国人登録者証の写しの送付を受ける。
③電子メールの送信等オンラインを利用した場合
運転免許証、旅券(パスポート)、健康保険の被保険者証、住民票又は外国人登録者証の写しをPDFファイル等に変換した上での送信を求め確認する。
④代理人による「開示請求等」の求め
・来社の場合
本人及び代理人の本人性の確認については、上記①の確認方法を準用する。
代理人の権限については、代理人が未成年者の法定代理人であるときは戸籍謄本を求めて確認する。
代理人が任意代理人であるときは、委任状及び委任状に使用された本人の印鑑登録証明書の提示を求めて確認する。
・郵送又はファックスの場合
本人及び代理人の本人性の確認については、上記②の確認方法を準用する。(ただし、代理人については、住民票の写しの送付は不要)
代理人の権限については、代理人が未成年者の法定代理人であるときは戸籍謄本の送付を求めて確認する。
代理人が任意代理人であるときは、委任状及び委任状に使用された本人の印鑑登録証明書の写しの送付を求めて確認する。
・電子メールの送信等オンラインを利用した送信
本人及び代理人の本人性ならびに代理人の権限に係る確認は、送付を求める書面等をPDFファイル等に変換した上での送信を求め確認する。

●「開示請求等」の求めに対する回答方法申請者の申請書記載住所宛に書面によってご回答申し上げます。

●「開示請求等」の求めに関して取得した個人情報の利用目的開示請求等の求めにともない取得した個人情報は、開示請求等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。提出いただいた書類は、「開示請求等」の求めに対する回答が終了した後、5年間保存し、その後廃棄させていただきます。

●「保有個人データ」の不開示事由について次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。
・ご本人が確認できない場合。
・代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合。
・所定の申請書類に不備があった場合。
・開示の求めの対象が「保有個人データ」に該当しない場合。
・ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合・他の法令に違反することとなる場合。

●特定の機微な個人情報についてのお願い。
本人確認書類に含まれる特定の機微な個人情報にあたる「本籍地」などは、判読不可能な状態にしてご提出下さい。
提出された書類の一部に特定の機微な個人情報が判読可能な状態にある場合、当社にて判読不可能な状態に施します。